Business Case

Originalmente un Business Case o Caso de Negocio, es un análisis detallado de una empresa o negocio que permite valorar previamente las inversiones que se deseen realizar a corto, mediano o largo plazo, aunque en esta ocasión,  lo utilizaremos como punto de partida para presentar y  desarrollar un proyecto viable para obtener recursos de convocatorias federales.

A manera de informe, el Business Case es una valiosa herramienta para gestionar los recursos de manera efectiva, así como para organizar, priorizar y planificar los proyectos o servicios que quieras implementar, y además de ayudarte a definir una oportunidad de inversión, te servirá  para estimar si las iniciativas que tengas en mente son rentables, y más importante aún, si éstas agregan valor a tu empresa. 

De acuerdo a una metodología implementada en el IT Madrid IT Business School, existen 9 pasos a seguir para obtener un Business Case de calidad:

1. Identificar la necesidad.  Antes de poner en marcha un proyecto, éste debe estar bien justificado y ante todo, reconocer si se trata de una verdadera necesidad. 

Para ello es importante profundizar en las motivaciones que lo impulsan, por ejemplo: la resolución de un problema, la automatización de un proceso o el apoyo a un nuevo producto, que necesitarán de inversiones para capacitación, infraestructura o marketing, respectivamente.  

2. Definir el objetivo.  Este paso tiene el propósito de prever o cuantificar  la resolución del proyecto en el tiempo a través de una técnica llamada objetivos SMARTs:

S=Specific: contempla el resultado final; M=Measurable: indicadores que permitan medir cuando se haya alcanzado el objetivo de un proyecto; A=Achievable: que el objetivo sea alcanzable y que se cuenten con los recursos necesarios para lograr su concreción; R=Realistic: que sea un objetivo realista y no imposible; T=Timely: que pueda lograrse en el tiempo estipulado. 

3. Identificar alternativas. En esta parte del proceso se identificarán las distintas opciones de  proveedores o consultores para la concreción del objetivo.  Se recomienda contar con al menos 3 alternativas a comparar para elegir la más conveniente a tus necesidades.  Recuerda que lo más importante es comprar soluciones y no productos. Muchas veces se tiene la falsa idea de que un producto (sólo por su tecnología, diseño o popularidad) puede dar solución a necesidades muy particulares.

4. Recopilar datos. Se trata básicamente de investigar y recopilar información de los consultores o proveedores elegidos en el paso anterior,  con el fin de que sus propuestas y presupuestos sean acordes con su experiencia o trayectoria en el área del proyecto o de la necesidad a cubrir. Entre otras cosas debe tomarse en cuenta la inversión, el tiempo de entrega, facturación, necesidades técnicas, etc.  

5. Analizar las finanzas.  Con los datos recopilados, y además de los aspectos operacionales, a las alternativas de solución también se les debe evaluar financieramente y para cada alternativa se debe calcular: 

• Las entradas y salidas de recursos en la empresa durante el proyecto en un periodo determinado (Flujo de caja neto).
• Descontar de la inversión inicial las ganancias restantes ( Valor Actual Neto -VAN-)
• Determinar los futuros rendimientos generados por la inversión (Tasa Interna de Retorno -TIR-)
• Evaluar el periodo de tiempo para recuperar el capital de la inversión (Payback o Plazo de recuperación)
• Evaluar la rentabilidad de la inversión en base al capital destinado y al beneficio que se obtiene (Retorno Sobre la Inversión –ROI-)
• La suma de todos los gastos necesarios de una empresa para llevar a cabo su actividad económica (Coste Total).

6. Seleccionar una alternativa. Para llevar a cabo este paso se recomienda elegir la alternativa que favorezca mayormente los intereses de la empresa. Además del análisis financiero se recomienda evaluar: 

• La mejor alternativa desde un punto de vista estratégico
• Los recursos humanos impactados
• La curva de aprendizaje para la empresa
• Las operaciones y los aspectos técnicos y legales 

7. Valorar Riesgos. Entre los riesgos más comunes al poner en marcha un proyecto de inversión se encuentran: el presupuesto, el tiempo y los recursos humanos. Por lo que habrá que considerar los ajustes de recursos, de entrega y de posibles cambios en la ejecución del proyecto.  Valorar los posibles riesgos es una parte estratégica del proceso. 

8. Definir la metadata. Ya sea que presentes tu propuesta en una convocatoria  o a nuevos inversionistas, o bien, que el área de tu empresa la presente a otras instancias, es importante incluir la siguiente información:

• Nombre del proyecto
• Director o jefe del proyecto
• Interesados
• Equipo del proyecto
• El nombre del proveedor con la oferta propuesta
• Los principales logros del proyecto

9. Documentar. Como último paso, es necesario contar con un documento que englobe todo lo realizado hasta el momento, con el propósito de tener el proyecto terminado para su postulación. En él deberá incluirse:

• Un resumen ejecutivo
• Los antecedentes y la definición del problema
• El objetivo meta
• Las alternativas valoradas
• El resultado del análisis financiero
• La alternativa elegida
• Los posibles riesgos y las estrategias de resolución
• La metadata del proyecto

Es así como el Business Case puede resultar un valioso recurso para contar con un proyecto claro y favorable ante cualquier instancia, o bien, para iniciar nuevos proyectos dentro de tu empresa, así como para evaluar o conocer el estado actual de la misma y proyectar nuevos servicios o productos que la lleven a crecer y le ayuden a llegar al punto que deseas. 

Con información de IT Madrid IT Business School.